A principios de los 80, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, analizaron la forma en la que desarrollaban los productos nuevos las principales empresas de manufactura tecnológica: Fuji-Xerox, Canon, Honda, NEC, Epson, 3M y Hewlett-Packard y encontraron que lo hacían a través de equipos que agilizaban el avance de los proyectos.
Aunque esta forma de trabajo surgió en empresas de productos tecnológicos, es apropiada para cualquier tipo de proyecto en donde se requiere rapidez y flexibilidad.
Los equipos cuentan con un Scrum máster, que se encarga de eliminar cualquier obstáculo que el grupo pueda tener para alcanzar el objetivo de cada fase de trabajo, denominada Sprint (carrera de aceleración). No es el líder, pues todos los integrantes se auto-organizan.
También se nombra un product owner (dueño del producto), que representa los intereses de los accionistas, encargándose que el enfoque del trabajo, este alineada con la perspectiva de la empresa.
Finalmente se forma un equipo pequeño de cinco a diez personas, con capacidades complementarias necesarias para realizar el trabajo. (análisis, diseño, desarrollo, pruebas, entre otros).
Durante cada Sprint, que puede durar entre una y cuatro semanas, se propone un avance determinado en el proyecto y los integrantes se comprometen a realizar ese progreso en el tiempo de duración de esta fase.
La visibilidad del avance del proyecto se hace por medio de un tablero, en donde se colocan hojas de papel auto adhesivo que tienen escritas las actividades que se deben realizar. Conforme se de el avance de las actividades, se va moviendo el papel por el tablero y todo el equipo tiene control de las actividades que quedan pendientes por completar.
Un principio básico de Scrum es el reconocimiento que en el desarrollo de un proyecto los clientes pueden cambiar de idea sobre lo que quieren o necesitan y que existirán situaciones emergentes durante el proceso que no es posible predecir o planificar. Por lo tanto, maximiza la capacidad del equipo para ser flexibles a los cambios.
Las mayores ventajas de este sistema es la reducción de tiempos para el lanzamiento de un producto y una mayor productividad en las organizaciones, eliminando la burocracia en los procesos y aumentando la motivación en el equipo al darle autonomía organizativa.
Un caso de éxito es Spotify, una organización con base en Estocolmo que ofrece servicios de reproducción de música en Streaming y la posibilidad de descargarla.
Spotify trabaja con grupos que en ocasiones están distribuidos internacionalmente, sin embargo, ha logrado organizarlos en equipos pequeños que son responsables de una parte específica del producto que se desarrolla. Esto les ha dado una agilidad muy grande y una capacidad de ajuste que los hace abrir la mente y ser innovadores, así han mantenido el éxito hasta hoy.
Los impulsores de Scrum afirman que Google, Amazon y Apple pudieran sacar a Spotify de la batalla en un segundo si estos últimos no estuvieran esforzándose a cada momento por ser rápidos, superiores en sus sistemas y más económicos.